Préparer son évaluation : quand mener une évaluation?

La deuxième question qui se pose quand on aborde sur un processus évaluatif est : quand devrais-je mener mon évaluation?

La réponse, comme la plupart des choses dans la vie, n’est pas noir et blanc. En gros, ça dépend. L’évaluation se retrouve dans le cycle du projet. Alors, selon les enjeux, et les moyens disponibles, une évaluation peut être menée à différentes étapes d’un projet ou un programme : ex anté, au cours, ex post. Selon la taille du projet ou du programme et les moyens disponibles, il y a deux manières d’amener une évaluation à la fin d’un projet : interne ou externe.

Ce billet couvera l’insertion de l’évaluation dans un cycle du projet en expliquant l’objet des différents types. Il vous donne également un schème simple de l’évaluation que vous pouvez utiliser dans une petite structure ou comme introduction aux démarches évaluatives.

Les temps et types de l'évaluation
L’évaluation dans le cycle du projet

Etude préalable : l’évaluation ex anté

Ces études alimentent la conception d’un projet en favorisant son innovation. Les recommandations et les résultats aident à la planification et la mise en œuvre d’un projet. Ces études peuvent se concentrer sur plusieurs éléments du projet envisagé : sa pertinence, sa faisabilité, sa pérennité. Une étude préalable est un outil intéressant pour des interventions innovantes sur lequel vous ne possédez pas des références documentaires.

Suivi-évaluation : étude au cours du projet

Le suivi évalaution vise à améliorer le pilotage de projets au cours de leur mise en œuvre et à s’informer pour la future évaluation finale. Cet outil est un moyen d’apprécier le déroulement d’un projet en continu pour pouvoir l’ajuster au fur et à mesure. C’est comme une boussole qui permet d’analyser le chemin pris par rapport au chemin attendu. Un système du suivi évaluation se base sur le cadre logique du projet. Ces dispositifs s’intéressent non seulement aux résultats, mais aussi aux effets des actions afin d’accroître leur impact. Un système du suivi évaluation favorise le dialogue et les relations entre parties prenantes d’un projet (partenaires, acteurs locaux, bailleurs, etc.).

Evaluation intermédiaire : étude au cours du projet

L’évaluation intermédiaire apprécie également le déroulement d’un projet, mais d’une façon ponctuelle. Il s’agit plus d’un bilan de ce qui était fait au mi-chemin du projet et des recommandations pour procéder.

Evaluation finale : l’évaluation ex post

Ces évaluations apprécient les résultats d’un projet ou d’un programme ou des effets sur le long terme. L’évaluation finale présente un bilan de ce qui était réalisé; elle cherche à tirer des recommandations d’un projet afin d’améliorer des projets à venir. Bien que l’évaluateur formule des jugements, il ne s’agit pas d’un audit, mais plutôt des critiques constructives pour faire progresser le commanditaire. Ainsi, « il s’agit d’une démarche d’amélioration de la qualité des interventions ».

Il existe deux façons d’approcher une évaluation finale : soit une évaluation externe, soit une auto-évaluation. Une évaluation externe est réalisée par des consultants extérieurs du projet, tandis qu’une auto-évaluation est réalisée par des acteurs directement impliqués dans le projet (cependant, un appui méthodologique est souvent sollicité). Une évaluation externe a le plus valeur de davantage de prise de recul et objectivité. Cependant, une auto évaluation est souvent moins chère et plus abordable pour des petites ONG ou des structures qui ne connaissent pas encore l’évaluation. Ci-dessous, un schéma présente les démarches d’une évaluation simple que vous pouvez utiliser pour mettre en place une première expérience évaluative.

Schéma simple du (suivi) l'évaluation
Schéma simple de l’évaluation

Ces quatre étapes vous donnent une idée des étapes simples que vous pouvez effectuer pour intégrer une évaluation facilement dans votre cycle du projet.

  1. D’abord, discuter avec l’ensemble des parties prenantes des questions qui se posent : sur la mise en œuvre, sur les relations entre acteurs, sur les résultats, sur les changements, etc.
  2. Ensuite, à travers des activités appropriées, recueillir des informations qui aideront à répondre aux questions posées.
  3. Puis, analyser ensemble des informations recueillies pour répondre aux questions pour pouvoir prendre des décisions.
  4. Finalement, mettre en place un mode d’organisation afin de rationaliser les démarches.

Cette démarche pourrait vous aider à mettre en place un dispositif du suivi évaluation ou bien à mener une auto évaluation finale. Il vous donne des outils sans vous mettre dans un cadre restrictif. Alors, caler votre réunion, se préparer à réfléchir ensemble et donner du temps au temps pour tirer des enseignements et faire progresser votre structure.

N’hésitez pas à poser des questions et à partager vos expériences dans la rubrique commentaires!

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